Kontantstrømmen er livsnerven i enhver bedrift, men for prosjektbaserte virksomheter kan det være utfordrende å holde oversikt. Ujevne innbetalinger, varierende kostnader og lange tidshorisonter kan gjøre det vanskelig å vite om økonomien er på rett spor.I dette innlegget får du en praktisk guide til hvordan du kan analysere og styre kontantstrømmen effektivt, slik at du kan sikre likviditeten, redusere risiko og ta bedre økonomiske beslutninger – både for enkeltprosjekter og selskapet som helhet.
Hva er en kontantstrømanalyse, og hvordan tilpasses den prosjektbaserte virksomheter?
En kontantstrømanalyse er en gjennomgang av innbetalinger og utbetalinger i en bestemt periode. Vi har inkludert kontanstrøm som et av fem operative nøkkeltall du må ha kontroll på.
For prosjektbaserte selskaper er det viktig å inkludere spesifikke faktorer som:
- Forsinkede innbetalinger fra kunder: Fakturaer kan bli sendt ved prosjektets milepæler, noe som gjør inntektsstrømmen avhengig av fremdriften i prosjektene.
- Forhåndskostnader: Prosjekter krever ofte investeringer i forkant, som arbeidstimer eller materialer, før inntektene kommer inn.
- Langsiktige prosjekter: Prosjekter som går over måneder eller år kan føre til at kontantstrømmen varierer mye fra måned til måned.
Kontantstrømanalyse som strategisk indikator
For denne typen virksomheter er kontantstrøm mer enn bare tall – det er en strategisk indikator som hjelper deg med å:
- Forutsi flaskehalser: Når utgifter topper seg før inntektene kommer.
- Planlegge prosjektbudsjett: Sikre at hvert prosjekt har tilstrekkelig finansiering uten å påvirke selskapets likviditet.
- Håndtere risiko: Identifisere perioder med høy risiko for likviditetsproblemer og planlegge buffere for å møte disse utfordringene.
- Forstå prosjektøkonomi: Måle hvilke prosjekter som bidrar mest til selskapets bunnlinje.
Slik utføres en kontantstrømanalyse for prosjektbaserte selskap
- Samle inn data på prosjekt- og selskapsnivå
For prosjektdrevne selskaper må du samle data for både selskapets totale kontantstrøm og for individuelle prosjekter. Dette inkluderer fakturaer, forskuddsbetalinger, lønnskostnader og prosjektkostnader.
- Kategoriser innbetalinger og utbetalinger etter prosjekt
Opprett egne kategorier for hvert prosjekt, slik at du enkelt kan se hvilke prosjekter som gir mest inntekt, og hvilke som har høye kostnader. Eksempler:- Inntekter: Milepælsbaserte innbetalinger, forskuddsbetalinger, sluttfakturaer.
- Utgifter: Timer brukt, materialkostnader.
- Sett opp rapporteringsrutiner
Etabler faste rutiner for rapportering av kontantstrøm både på prosjekt- og selskapsnivå. Gjør dette til en del av de månedlige økonomimøtene, slik at ledelsen og prosjektlederne har en oppdatert oversikt.
- Beregn netto kontantstrøm per prosjekt
Bruk formelen:
Netto kontantstrøm = Totale innbetalinger – Totale utbetalinger
Dette gir deg innsikt i hvilke prosjekter som gir positiv kontantstrøm, og hvilke som kan påvirke selskapets økonomi negativt.
- Analyser trender over prosjektenes livssyklus
Kontroller hvordan kontantstrømmen utvikler seg i løpet av prosjektet, fra oppstart til avslutning. Identifiser perioder der utgifter topper seg, og hvor inntektene kommer inn.
- Lag prognoser som inkluderer risiko og buffere
Ta med variabler som forsinkelser i betalinger, uforutsette kostnader og perioder med lav aktivitet.- Planlegg buffere: Sett av en økonomisk reserve for å håndtere perioder med lav inntekt eller uventede utgifter. En buffer på 10–15 % av de totale årlige kostnadene kan være et godt utgangspunkt for mange selskaper.
- Analyser risiko: Identifiser hvilke prosjekter, kunder eller perioder som har høyest risiko for likviditetsproblemer, og juster planene deretter.
Et enkelt eksempel på en kontantstrømprognose
La oss si at du driver et arkitektkontor med et prosjekt som varer i 6 måneder. Prognosen kan se slik ut:
Måned |
Inntekter |
Utgifter |
Netto kontantstrøm |
| 1 |
100 000 |
150 000 |
-50 000 |
| 2 |
0 |
100 000 |
-100 000 |
| 3 |
200 000 |
50 000 |
+150 000 |
| 4 |
150 000 |
80 000 |
+70 000 |
| 5 |
0 |
70 000 |
-70 000 |
| 6 |
250 000 |
50 000 |
+200 000 |
Dette eksempelet viser hvor viktig det er å ha nok reserver i de første månedene før inntektene øker.
Vanlige feil å unngå i prosjektbasert kontantstrømstyring
- Overser forskuddsbetalinger og milepælsinnbetalinger: Hvis du glemmer å ta hensyn til når inntektene faktisk kommer, kan kontantstrømmen bli for optimistisk.
- Forveksler selskapets kontantstrøm med prosjektets: Et enkelt prosjekt med høy kostnad kan skjule at selskapets totale kontantstrøm er sunn.
- Manglende buffer for forsinkelser: Forsinkelser i fakturering eller betaling kan påvirke kontantstrømmen betydelig.
Gjør analysen enklere med tilpassede verktøy
Å utføre kontantstrømanalyser manuelt kan være tidkrevende, spesielt for prosjektdrevne selskaper. Ved å bruke digitale verktøy som Milients prosjektstyringsprogramvare kan du få bedre oversikt, automatisere rapporter og planlegge mer effektivt.
Ved å inkludere risikohåndtering og buffere i kontantstrømanalyser, vil du ha bedre forutsetninger for å sikre likviditeten, unngå økonomiske flaskehalser og bygge et solid grunnlag for fremtidig vekst.
Vil du lære mer?
Utforsk vår gratis guide til bedre lønnsomhet i prosjektene for flere tips og strategier som styrker bedriften din.
